Konference 2025
Zažili jste někdy na projektu situaci, kdy nedostatečná komunikace vedla ke zpožděním, nebo kdy nedorozumění mezi technickými a netechnickými členy týmu způsobilo chyby s nákladnými důsledky?
V dynamickém světě projektového řízení může efektivní komunikace rozhodnout o úspěchu nebo neúspěchu. Chápat důležitost jasné a srozumitelné komunikace je zásadní – ale vědět, jak ji skutečně aplikovat v praxi, je ještě cennější.
Aneta Wereszczak, projektová manažerka ve společnosti EY, vystoupí na 17. ročníku Project, Agile & Leadership Conference, kde se podělí o své zkušenosti s tím, jak může jasná komunikace ovlivnit úspěch projektu. Ve své přednášce se zaměří na to, jak používání srozumitelného jazyka podporuje spolupráci, buduje důvěru stakeholderů a přináší lepší výsledky.
Abychom vám přiblížili její přístup, položili jsme Anetě několik otázek k tématu – o významu jednoduchého jazyka v projektovém řízení a výzvách, které pomáhá překonávat.
Jak byste definovala „jasnou a stručnou komunikaci“ v kontextu projektového řízení?
Jasná a stručná komunikace v projektovém řízení znamená předávání myšlenek, očekávání a pokynů takovým způsobem, který je snadno pochopitelný – bez zbytečné složitosti a nejednoznačnosti. Zajišťuje, že všichni stakeholdery – od technických týmů po klienty – dostávají relevantní informace ve strukturované a akceschopné podobě.
Tím se snižuje riziko nedorozumění, zvyšuje efektivita a projekty zůstávají na správné cestě.
Můžete uvést příklad, kdy nejasná komunikace vedla k problémům během realizace projektu?
Jedním příkladem je softwarový projekt, kde byly požadavky formulovány vágně. Technický tým si rozsah projektu vyložil jinak, než jak jej chápal klient. V polovině projektu klient zjistil, že produkt neodpovídá jeho potřebám, což vedlo k velkým úpravám, navýšení nákladů a zpoždění.
Kdyby byla komunikace přesnější, strukturovanější a doplněná o pravidelné konzultace a upřesnění požadavků, těmto problémům se dalo předejít.
Setkáváte se opakovaně se situacemi, kdy došlo k problémům kvůli špatné komunikaci mezi technickým a netechnickým týmem?
Ano, často se stává, že technické týmy používají odborný žargon nebo příliš složité vysvětlování, čímž dochází k nedorozumění ze strany netechnických stakeholderů.
Například v jednom projektu vývojový tým řekl, že určitá funkcionalita je „technicky nerealizovatelná“, ale obchodní tým si to vyložil jako neochotu – ne jako technické omezení.
To vedlo ke zbytečné frustraci a napětí.
Používání jednoduchého jazyka, doplněného o vizuální prvky, analogie nebo názorné ukázky, může takové nepochopení výrazně omezit.
Jakou roli hraje jednoduchý jazyk při zajištění toho, aby všichni stakeholdery rozuměli detailům projektu? Které komunikační výzvy pomáhá řešit?
Jednoduchý jazyk pomáhá odstranit nejasnosti, zajistit sladění očekávání a umožňuje všem stakeholderům – bez ohledu na jejich odborné zázemí – efektivně se zapojit do rozhodování.
Řeší například tyto výzvy:
- Nejednoznačnost v požadavcích: Pomáhá jasně definovat očekávání a předchází nedorozuměním.
- Špatná interpretace technických aspektů: Umožňuje netechnickým stakeholderům pochopit důležité informace bez hlubokých technických znalostí.
- Zdržení v rozhodování: Zrychluje schvalovací procesy, protože klíčové informace jsou snadno pochopitelné a akceschopné.
Jak podle vašich zkušeností pomáhá jednoduchý jazyk budovat důvěru s klienty a stakeholdery?
Když je komunikace jasná a bez zbytečné složitosti, stakeholdery se cítí lépe informováni a jistější ohledně směřování projektu.
Tato transparentnost posiluje důvěru – klienti i členové týmu mají pocit, že jsou jejich potřeby a obavy vnímány a řešeny.
Například v jednom projektu se výrazně zlepšila důvěra stakeholderů ve chvíli, kdy jsme nahradili obsáhlé technické zprávy jednoduchými, přehlednými aktualizacemi – ty jasně shrnovaly pokrok, rizika i další kroky.
Jak může přímá a srozumitelná komunikace pomoci s identifikací a zmírněním rizik už v raných fázích projektu?
Včasné rozpoznání rizik vyžaduje, aby stakeholdery plně chápali potenciální výzvy a omezení.
Díky jasné komunikaci může tým tato rizika otevřeně diskutovat a hledat preventivní řešení.
Například při zahájení jednoho projektu jsme srozumitelně vysvětlili vzájemné závislosti a omezení – a díky tomu došlo ke včasné úpravě alokace zdrojů, čímž jsme předešli významnému zpoždění ještě před začátkem prací.
Jednoduchá a přímá komunikace podporuje kulturu, kde se rizika řeší hned, ne až příliš pozdě.
Chcete se posunout od teorie k praxi a naučit se, jak díky jednoduchému jazyku dosáhnout lepších projektových výsledků?
Nenechte si ujít přednášku Anety Wereszczak, kde představí praktické strategie a reálné příklady, jak zlepšit jasnost komunikace a zajistit sladění napříč celým týmem. Přidejte se a posuňte své komunikační dovednosti v projektovém řízení na vyšší úroveň!
